Abgleich und Prüfung der Antworten

Direkt nach dem Hochladen vergleicht ESGelerate jede offene Frage des Fragebogens mit Ihrer Antwortbank. Was eindeutig passt, wird eingesetzt; alles andere legt ESGelerate Ihnen zur Prüfung vor. Dahinter steht ein Grundsatz: Ein leeres Feld ist besser als eine falsche Antwort. Keine Antwort verlässt das Haus, ohne dass Sie den Fragebogen gespeichert und exportiert haben.

Wie der Abgleich funktioniert

ESGelerate vergleicht die Formulierung der Frage im Fragebogen mit der Frage jedes Eintrags in Ihrer Antwortbank. Kleine Unterschiede – andere Satzstellung, andere Satzzeichen, ein Wort mehr oder weniger – stören dabei nicht. Fragt ein Kunde dasselbe mit ganz anderen Worten, ordnet ESGelerate die Frage nicht sicher zu und legt sie Ihnen zur Prüfung vor. Wie Sie Einträge formulieren, damit sie gefunden werden, steht unter Antworten anlegen.

Abgeglichen wird nur mit der Antwortbank der Organisation, in der Sie gerade arbeiten.

Der Status einer Frage

Die Ähnlichkeitsstufen

Wie gut eine Frage zu einem Eintrag passt, zeigt ESGelerate in vier Stufen: exakt, sehr hoch, hoch und niedrig. Automatisch eingesetzt wird eine Antwort nur ab hoch; Treffer mit niedriger Ähnlichkeit erscheinen ausschließlich als Vorschlag. Wenn Sie mit der Maus auf eine Stufe zeigen, sehen Sie den genauen Wert.

Der Fortschrittsbalken oben auf der Seite zeigt, wie viele Fragen beantwortet sind und wie viele noch auf Ihre Prüfung warten.

Vorschläge prüfen

Bei einer Frage zur Prüfung – und ebenso bei einer importierten – listet ESGelerate die ähnlichsten Einträge Ihrer Antwortbank auf: jeweils mit Rubrik, dem Anfang der Antwort und der Frage, zu der der Eintrag gehört.

• Übernehmen setzt die Antwort dieses Eintrags in das Textfeld und verknüpft die Frage mit ihm.
• Das Textfeld einer Frage zur Prüfung ist bereits mit dem ersten Vorschlag vorbelegt. Lesen Sie ihn, bevor Sie speichern – er ist ein Vorschlag, kein Treffer.
• Passt keiner der Vorschläge, überschreiben Sie den Text mit Ihrer eigenen Antwort. Leeren Sie das Feld, bleibt die Frage offen.

Antworten ändern und speichern

Jedes Textfeld können Sie frei bearbeiten; eine geänderte Antwort erhält den Status manuell beantwortet. Unter jedem Textfeld stehen zwei weitere Einstellungen:

• überspringen – Die Frage bleibt im Export unbeantwortet.
• In Antwortbank speichern/aktualisieren als mit einer Rubrik – Beim Speichern landet die Antwort in Ihrer Antwortbank. Stammt sie von einem Eintrag (automatisch eingesetzt oder mit Übernehmen gewählt), wird dieser Eintrag mit Ihrem Text aktualisiert; seine Frage bleibt, wie sie war. Andernfalls entsteht ein neuer Eintrag mit der Frage in der Formulierung dieses Fragebogens.

Das Häkchen In Antwortbank speichern ist bei allen Fragen gesetzt, die nicht automatisch ausgefüllt wurden, und die Rubrik steht dort auf der ersten der Liste. Gehen Sie beides vor dem Speichern durch, damit nur in die Antwortbank kommt, was dort hingehört – und in der richtigen Rubrik.

Klicken Sie zum Schluss auf Antworten speichern. Der Fragebogen erhält den Status geprüft, und Sie landen wieder auf der Startseite. Unter Fragebögen → Ansehen kehren Sie jederzeit zu ihm zurück.

Erneut abgleichen

Haben Sie nach dem Hochladen neue Einträge angelegt oder bestehende geändert, klicken Sie oben im Fragebogen auf Erneut abgleichen. ESGelerate prüft dann alle Fragen mit dem Status automatisch oder zur Prüfung noch einmal gegen die aktuelle Antwortbank. Importierte, manuell beantwortete und übersprungene Fragen bleiben unverändert.

Speichern Sie vorher Ihre Änderungen: Was im Formular steht und noch nicht gespeichert ist, geht beim erneuten Abgleich verloren.

Wie der geprüfte Fragebogen zurück zu Ihrem Kunden kommt, steht unter Export.

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